Une visite client, un déplacement pour un mandat, puis un arrêt personnel : à la fin du mois, les détails se mélangent vite. Un registre kilométrique sert à garder une trace claire de l’utilisation de votre véhicule.
Voici les renseignements à réunir et une méthode simple pour éviter de reconstituer vos trajets de mémoire au moment de préparer vos impôts.
Les renseignements à noter
Pour chaque déplacement d’affaires, l’Agence du revenu du Canada demande la date, la destination, le motif et la distance. Elle précise aussi de relever l’odomètre au début et à la fin de l’exercice et de distinguer le total parcouru des kilomètres d’affaires. Tenez un registre distinct pour chaque véhicule. Consulter les consignes de l’ARC sur les registres de véhicules.
Vous pouvez ajouter le client ou le mandat pour rendre le contexte plus facile à retrouver. Par exemple :
| Date | Destination | Motif | Distance |
|---|---|---|---|
| 7 novembre 2026 | Atelier Exemple, Sherbrooke | Rencontre pour le mandat de conception | 18,4 km |
Pourquoi le kilométrage total compte aussi
Au Québec, le pourcentage d’utilisation du véhicule pour l’entreprise se calcule en comparant les kilomètres d’affaires au total parcouru pendant le même exercice. Un registre aide à appuyer ce calcul. Voir les explications de Revenu Québec sur les frais de véhicule.
Exemple de calcul : 6 000 km d’affaires sur 20 000 km au total représentent 30 % d’utilisation professionnelle. Ce pourcentage ne suffit pas, à lui seul, à fixer une déduction : les dépenses et les limites applicables doivent aussi être vérifiées.
Carnet, tableur ou application : quoi choisir?
Le meilleur outil pour votre quotidien est celui que vous utilisez régulièrement et dont vous pouvez retrouver les données.
- Le carnet papier : pratique si vous préférez écrire; prévoyez un endroit sûr pour le conserver et faire vos totaux.
- Le tableur : utile pour classer et additionner vos entrées; il faut penser à les saisir et à sauvegarder le fichier.
- L’application de kilométrage : utile pour suivre un trajet sur téléphone et préparer un export. Vérifiez comment le suivi démarre et comment récupérer votre registre.
Une petite routine qui fait une différence
- Avant de partir, choisissez le bon véhicule et précisez votre destination ou votre client.
- Au retour, vérifiez le trajet et son motif pendant que le contexte est frais.
- Chaque mois, relisez les entrées et conservez un export avec vos autres documents comptables.
Les reçus et les autres justificatifs de dépenses restent nécessaires : une distance enregistrée ne prouve pas, à elle seule, le montant d’une dépense. L’ARC explique les pièces à conserver.
Ce que prépare Lexy mon millage
Conçue au Québec, Lexy mon millage est une application de kilométrage professionnel en français. Vous démarrez le suivi GPS, associez vos déplacements à vos clients et retrouvez vos véhicules dans le même outil. Les exports PDF et CSV permettent ensuite de partager votre registre.
Le lancement Android est en préparation : l’application n’est pas encore accessible au public. Les tarifs et les modalités de l’essai sont présentés sur la page des forfaits.
Ce guide présente des repères généraux pour organiser vos données. L’admissibilité de vos frais dépend de votre situation. Votre comptable ou votre préparateur peut vous aider à les vérifier.
Découvrir Lexy mon millage ↗